Offertes, lust of last?

Hoe presenteer je je offerte en zorg je voor de verlossende handtekening?

De gevleugelde salesuitspraak: Always Be Closing (ABC), maar is dat ook waar sales mee bezig is en doen we dat op de juiste manier?

In voorgaande blogs zijn we al vaker ingegaan op de sales processen en de noodzaak hiervan om sales trajecten daadwerkelijk succesvol te closen, zonder verrassingen en zonder verspilling van kostbare tijd.

Een offerte is een belangrijk onderdeel van het sales proces. Als het proces goed is doorlopen weet je precies wat het probleem van de klant is, wat het hen waard is dit op te lossen en hoe je eigen kansen er voor staan. De offerte hoor je eigenlijk pas uit te brengen als je enig commitment van de klant hebt ontvangen.

Is een goede offerte dan wel zo belangrijk vraag je je misschien af? Absoluut! Hier wordt immers de kwaliteit en professionaliteit van een organisatie vaak uit afgeleid. Hier komt veel van de stappen die je in het sales proces hebt gezet samen.

Ik kom vaak organisaties tegen die de vorige offerte ‘even’ aanpassen in Word voor een nieuwe klant. Te vaak heb ik meegemaakt dat hier kapitale fouten in worden gemaakt; oude klant namen (PIJNLIJK!), verkeerde bedragen en vooral  NIET geschreven op de situatie van de prospect. En er is niets zo amateuristisch als schrijffouten. De offerte is een reflectie van hoe je je sales proces doorloopt. Door speciaal hiervoor ontwikkelde offerte systemen kunnen dit soort overbodige fouten voorkomen worden. Teksten kunnen gestandaardiseerd worden en mensen/afdelingen kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor offerte onderdelen in je offerte template.

Zie het uitbrengen van een offerte als een kans om je professionaliteit te bewijzen. Dat je het probleem van de klant echt herkent. Een goede verpakking van de offerte kan hierbij van grote toegevoegde waarde zijn. Je offerte is inmiddels foutloos en gereed voor verzending. Fantastisch! We versturen de offerte tegenwoordig vaak via email en hopen dat de prospect deze opmerkt en aandachtig leest. We kennen allemaal de onzekere fase dat we niet weten wat de status is van je offerte, is hij ontvangen, geopend, gelezen en mogelijk zelfs al besproken? Waardevolle dagen gaan voorbij… Het is een black box wat er bij de prospect met je offerte gebeurt.

Natuurlijk heeft dit deels veel te maken met Follow Up en kun je voor het sturen van de offerte een vervolgafspraak maken om de offerte toe te komen lichten maar deze kans krijg je lang niet bij iedere offerte. Wat als dit allemaal makkelijker en inzichtelijker kan? Als je bijvoorbeeld als Accountmanager precies op het juiste moment, als hij het aan het lezen is, contact op kan nemen. Wat als je rechtstreeks in de offerte met de prospect kan communiceren?

De offerte is inmiddels gelezen en beoordeeld. Het antwoord op je offerte is nabij.

Wat als het antwoord “Nee” is?

Als de prospect niet akkoord gaat met je offerte, vraag dan vooral waarom. Dit is een hele legitieme vraag en tevens kan het je helpen verbeteren naar de toekomst. Over het algemeen hoort sales de volgende redenen:

 

Je voorstel is te duur Als dat het geval is, is er vaak nog ruimte voor onderhandeling. Dit kan uiteraard over het geven van korting gaan, maar het verkleinen van de scope/ levering is vaak een goede optie, die vaker ingezet zou kunnen worden. Bekijk tevens of er aanpassingen gedaan moeten worden in het kwalificatie proces, zodat een prospect niet meer verrast kan worden door de prijs.

 

De concurrent heeft je afgetroefd Vraag de prospect altijd wat zijn drijfveer was voor zijn keuze. Misschien doet de concurrentie wel iets slims in hun aanpak waardoor zij deals winnen. In het kader: beter goed gejat, dan slecht bedacht… Blijf wel gefocust op je eigen onderscheidend vermogen.

 

Hij ziet de toegevoegde waarde van de oplossing niet Wellicht heb je in je offerte niet voldoende sterk beschreven hoe je zijn pijnpunten oplost en wat dat hem oplevert. Ook hier is kwalificatie en een goed sales proces weer een belangrijk punt. Voordat je een oplossing biedt moet je eerst weten waar je prospect van wakker ligt en hoe je met jouw oplossing een onderscheidende bijdrage levert aan de organisatie doelstellingen.

Wat de reden ook is zorg altijd voor een positieve afsluiting en houd de deur altijd open!

Wat als het antwoord “Ja” is?

Maak ondertekening laagdrempelig

Wanneer een prospect akkoord gaat met je offerte, maak het ondertekenen zo makkelijk mogelijk. De ouderwetse weg is eerst e-mailen om er vervolgens nog een hard kopie achteraan te sturen, tegenwoordig zien we ook wel een volledig gescande (maar ondertekende) dochSchermafbeelding 2016-05-11 om 19.33.01 lastig leesbare schuine boekwerken voorbijkomen waarbij documenten vaak blijven hangen in de mail. Documenten die niet volledig zijn verstuurd en/of niet op alle pagina’s zijn geparafeerd. Een set van 100 pagina’s paraferen is ook geen pretje voor een koper.

De moderne weg is het gebruikmaken van een digitale handtekening. Hiervoor zijn diverse oplossingen in de markt beschikbaar. Mijn advies zou zijn om van dit te laten ondervangen door het offerte management systeem. Hierdoor wordt het project niet vertraagd en kan de drempel eigenlijk niet lager worden gemaakt dan mogelijk is. Door gebruik te maken van een oplossing zoals Proposify, kan uw prospect zonder enige moeite de offerte ondertekenen.

 

By | 2017-11-04T15:26:15+00:00 mei 12th, 2016|Sales Software|0 Comments

About the Author:

Ik ben partner van het bedrijf SalesBreakThrough en value consultant en de grondlegger van  ValueZone (waarde programma voor software bedrijven). Ik ben jaren werkzaam geweest in de software branche, in zowel sales als marketingfuncties, en help organisaties bij het ontwerpen van hun sales proces, trainen van sales teams en de software die sales hierbij gebruikt. Door mijn ervaring in zowel sales als marketing is het mijn missie om deze afdelingen beter met elkaar te laten samenwerken zodat klanten hier optimaal gebruik van kunnen maken. Onderwerpen als het sales proces en waarde lenen zich goed voor de noodzakelijke verbinding tussen deze twee afdelingen. Je kunt mij bereiken via ericboers@salesbreakthrough.nl of 06-30492736.